Politique de confidentialité

 

Moncey Avocats accorde de l’importance à la protection de la vie privée de ceux qui nous fournissent des Données Personnelles et reconnait l’importance de protéger les informations confidentielles. Cette politique de confidentialité (la “Politique”) décrit comment et pourquoi nous recueillons, stockons et utilisons les Données Personnelles et informations confidentielles, et fournit des informations sur les droits des personnes.

Cette Politique s’applique aux Données Personnelles qui nous sont fournies par une personne ou par des tiers, ainsi qu’aux informations confidentielles fournies par les clients et clients potentiels. Nous pouvons utiliser les Données Personnelles et informations confidentielles qui nous sont fournies pour les fins énoncées dans la présente Politique ou qui sont divulguées lors de la collecte.

Cette Politique est un document important. Nous vous recommandons de le lire attentivement et d’en conserver une copie pour référence future.

Dans cette Politique, nous utilisons les termes :

“Informations confidentielles” désigne les informations fournies à Moncey Avocats par un client ou un prospect, qui sont identifiées comme confidentielles au moment de leur transmission ou seraient considérées comme tel par une personne raisonnable, ou qui sont protégées par une obligation réglementaire de confidentialité.

“Lettre d’Engagement” ou convention d’honoraires, désigne un document écrit qui énonce les modalités et conditions de l’engagement de Moncey Avocats spécifique et qui décrit les services qui vous seront fournis par l’entité spécifique. Ces conditions de mission doivent servir de référence pour déterminer la personne morale responsable au titre des services fournis.

“Cabinet Partenaire” désigne les cabinets français ou étrangers juridiques ou comptables avec lesquels nous sommes susceptibles de travailler dans le cadre de notre conseil aux clients.

“Données Personnelles” relève de la définition établie par le règlement européen 2016/679 (Règlement général sur la protection des données - « RGPD ») et inclut toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.

“nous” et “notre” (et d’autres termes similaires) désigne Moncey Avocats (le “Responsable du Traitement”).

“vous” et “votre” (et autres termes similaires) désignent, selon le contexte, nos clients, les personnes associées à nos clients, les contacts, les fournisseurs, les candidats, le personnel et les visiteurs du site Web de Moncey Avocats, www.monceyavocats.com.

Vos droits en matière de Données Personnelles et comment les exercer :

  • le droit de nous demander de vous fournir, à vous ou à un tiers, des copies des Données Personnelles que nous détenons à votre sujet à tout moment et d’être informés de leur contenu et de leur origine, de vérifier leur exactitude, ou bien de demander que ces informations soient complétées, mises à jour ou rectifiées conformément aux dispositions de la législation locale ;
  • le droit de demander l’effacement, l’anonymisation ou le blocage de vos Données Personnelles traitées en violation de la loi ;
  • le droit de s’opposer pour des motifs légitimes au traitement de vos Données Personnelles. Dans certaines circonstances, il se peut que nous ne puissions pas cesser d’utiliser vos Données Personnelles, si c’est le cas, nous vous le ferons savoir et vous expliquerons pourquoi ; et
  • retrait du consentement – bien que nous ne traitions généralement pas les Données Personnelles sur la base du consentement, lorsque des Données Personnelles sont traitées sur la base du consentement, une personne peut retirer son consentement à tout moment (ceci peut s’appliquer au traitement de catégories spéciales de Données Personnelles lorsque vous nous avez demandé d’agir en votre nom et inclut les éléments suivants : origine raciale/ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques et appartenance syndicale). Si vous ne souhaitez plus recevoir de matériel marketing de notre part, veuillez utiliser l’option de désabonnement (qui figure dans tous les e-mails marketing que nous vous envoyons) ou contactez le Responsable de Traitement des Données comme indiqué ci-dessous.

Pour exercer ces droits et si vous avez des questions sur la manière dont nous collectons, conservons et utilisons les Données Personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section “Coordonnées du Responsable du Traitement des Données” ci-dessous.

Sur quelle base légale traitons-nous vos Données Personnelles ?

Nous ne traiterons les Données Personnelles que si nous avons une raison légale de le faire. La base légale pour le traitement des Données Personnelles par nous sera l’une des suivantes

Contacts d’affaires

Collecte

Nous traitons les Données Personnelles sur les contacts à l’aide d’un outil de gestion de la relation client. Les Données Personnelles sont recueillies et ajoutées dans cet outil par le personnel de Moncey Avocats et comprennent : nom, adresse électronique, titre du poste, numéro de téléphone, domaine d’activité, rôle, juridiction, langue, ancienneté et autres informations de contact d’affaires. Les Données Personnelles peuvent également être recueillies parce que nous vous fournissons nos services ou lors d’un événement de networking. De plus, des Données Personnelles peuvent également être collectées via le site Internet de Moncey Avocats, www.monceyavocats.com.

Utilisation

  • À des fins de contact et de communication : nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des mises à jour juridiques le cas échéant, des informations au sujet de tout événement que nous organisons ou auquel nous participons, et/ou d’autres informations à notre sujet et les services fournis par Moncey Avocats qui, selon nous, peuvent vous intéresser. Vous pouvez spécifier vos préférences de contact lorsque vous vous inscrivez en ligne pour recevoir des communications de notre part (par exemple, par l’intermédiaire du site Web de Moncey Avocats, www.monceyavocats.com) ou en nous informant ultérieurement de vos préférences de contact en utilisant les options fournies sur tous nos e-mails marketing ou les coordonnées de contact comme indiqué dans la section “Coordonnées du Responsable du Traitement des Données” ci-dessous.
  • Mettre les coordonnées à la disposition du personnel de Moncey Avocats.
  • Effectuer des analyses – comme les tendances, les renseignements sur les ventes, l’efficacité (comme les taux de clics et les taux d’ouverture), la pénétration et le progrès des actions marketing.
  • Utiliser l’intelligence artificielle pour rechercher des fils d’informations, des sites internet, des posts, etc, et effectuer des analyses pour nous aider à vous contacter avec des informations pertinentes.

Conservation

Les Données Personnelles sont conservées sur dans notre outil de gestion aussi longtemps que nécessaires pour la réalisation des finalités énoncées ci-dessus (soit la durée de la relation d’affaires). Si un contact professionnel demande à être “oublié”, ses coordonnées seront supprimées de l’outil. Si un contact professionnel choisit de ne pas recevoir de matériel marketing, ses coordonnées seront conservées (car nos avocats peuvent toujours être en contact – et nous devons conserver la trace de la demande de ne pas être contacté), mais la documentation marketing ne sera plus envoyée.

Les clients et les personnes associées aux clients

Collecte

Nous demandons à nos clients de ne fournir que les Données Personnelles nécessaires à l’exécution de nos services.

Si nous avons besoin de Données Personnelles sur des personnes associées à des clients afin de fournir des services juridiques, nous demandons à nos clients de fournir cette Politique aux personnes concernées.

Dans la plupart des cas, nous recueillerons des Données Personnelles auprès de nos clients ou de tiers agissant au nom de nos clients.

Utilisation

  • Fournir des services juridiques : nous utiliserons et divulguerons les Données Personnelles de la manière que nous croyons raisonnablement nécessaire pour fournir nos services, par exemple, nous pourrions avoir besoin de donner des instructions à un avocat à l’étranger en votre nom (y compris la correspondance avec vous), pour assurer la liaison avec d’autres fournisseurs de services professionnels relativement à des questions que nous traitons, ou parce que nous devons assurer la liaison avec la partie adverse sur un sujet pour lequel vous nous avez donné des instructions. Les Données Personnelles seront transmises à tout Cabinet Partenaire si les données sont utiles aux instructions correspondantes.
  • Administration : pour percevoir nos honoraires ou frais en connexion avec d’autres mesures d’application de la loi, nous utiliserons les Données Personnelles pour convenir des aménagements de paiement et pour percevoir les honoraires et frais qui nous sont dus en connexion avec des mesures d’application de la loi.
  • Gérer les relations avec les clients : fournir aux clients des informations sur nos services et des mises à jour juridiques que nous jugeons pertinentes pour eux ; organiser et accueillir des événements ; et déterminer où nous pouvons apporter des améliorations à la prestation des services.
  • Engagement du client : dans le cadre du processus d’entrée en relation, nous effectuons certaines recherches d’antécédents pour vérifier s’il y a ou non des problèmes potentiels qui pourraient nous empêcher de travailler avec une personne en particulier (par exemple pour identifier des condamnations pénales, des personnes politiquement exposées, des sanctions ou d’autres problèmes de réputation potentiels).
  • Conformité aux règles anti-blanchiment nous pouvons traiter vos Données Personnelles (par exemple preuve d’identité) pour remplir nos obligations d’identification de nos clients par application des règles anti-blanchiment d’argent. Ces informations sont partagées avec tout Cabinet Partenaire tenu de respecter ces obligations. Les Données Personnelles fournies aux fins du respect de nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent ne seront utilisées qu’aux fins de la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ou comme la loi l’autorise ou le permet, à moins que vous n’ayez consenti à leur utilisation à d’autres fins.
  • Nos partenaires commerciaux tiers, peuvent nous fournir vos Données personnelles afin de nous permettre d’effectuer des vérifications d’antécédents et des activités de contrôle, de nous conformer à nos obligations légales et à d’autres fins décrites dans la présente Politique.

Conservation

Notre période de conservation générale de la documentation créée dans le but de fournir des services juridiques est de 13 ans. Dans certains cas, il existe des exceptions légales et réglementaires qui peuvent exiger que la documentation soit conservée pour des périodes plus longues ou plus courtes. En particulier, nous sommes tenus de conserver les documents relatifs au devoir de vigilance à l’égard de la clientèle pendant 5 ans après l’achèvement de toute transaction ou la fin de la relation d’affaires avec vous et pendant une durée maximale de 10 ans, à moins que vous n’ayez consenti à ce qu’ils soient conservés pendant une période plus longue ou qu’une période plus longue soit exigée par toute réglementation pertinente ou aux fins d’une procédure judiciaire. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section “Coordonnées du Responsable de Traitement des Données” ci-dessous.

Candidats

Veuillez consulter les renseignements fournis lors d’une candidature en ligne pour obtenir plus de détails sur la façon dont les Données Personnelles sont recueillies, traitées et combien de temps elles sont conservées.

Journalistes

Collecte

Les Données Personnelles, y compris le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées professionnelles, peuvent être recueillis auprès d’agences de relations publiques ou de bases de données auxquelles nous sommes abonnés.

Utilisation

  • Communiqués de presse et communiqués de presse conjoints de nos clients/organisations avec lesquels nous travaillons.
  • Invitations à rencontrer le personnel de Moncey Avocats.
  • Soirée presse.
  • Mettre en évidence tout porte-parole qui peut être intéressant sur un thème ou un sujet spécifique de l’industrie et pertinent pour le journaliste.
  • Les voyages d’affaires peuvent nécessiter l’utilisation des Données Personnelles pour nous aider à organiser nos déplacements.
  • Communications internes.

Conservation

Les Données Personnelles seront conservées aussi longtemps qu’il sera nécessaire pour la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus, ou si vous nous informez que vous ne souhaitez plus être contacté vos Données Personnelles seront retirées de nos listes de contacts.

Fournisseurs (y compris les entrepreneurs individuels)

Collecte

Les Données Personnelles, y compris le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées professionnelles, sont recueillies pour recevoir des services des fournisseurs, pour gérer la relation avec le fournisseur et pour fournir des services à nos clients.

Utilisation

  • Pour recevoir des services de nos fournisseurs : veuillez noter que nous utiliserons et divulguerons leurs Données Personnelles de la manière que nous croyons raisonnablement nécessaire pour recevoir et examiner la prestation de ces services de la part des fournisseurs.
  • Services aux clients : si un fournisseur nous aide à fournir des services à nos clients, nous traiterons les Données Personnelles pour gérer cette relation.
  • Administration : convenir des modalités de paiement avec nos fournisseurs et leur verser des paiements.

Conservation

Une période de conservation générale de 13 ans sera appliquée à moins qu’il n’y ait des exceptions légales et/ou réglementaires qui peuvent exiger que la documentation soit conservée pour des périodes plus courtes ou plus longues. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section “Coordonnées du Responsable de Traitement des Données” ci-dessous.

Personnel

Les Données Personnelles concernant le personnel seront conservées dans divers systèmes et applications internes. Une note d’information sur la protection des données qui énonce les finalités pour 6 lesquelles les Données Personnelles seront traitées et qui contient des informations sur les droits des personnes concernées est fourni au personnel au commencement de l’emploi. Si vous avez besoin de plus amples renseignements, veuillez contacter le service des ressources humaines.

Visiteurs du site Web de Moncey Avocats

Conservation

Nous n’avons pas de veille régulière des adresses IP des visiteurs de notre site internet. Les Données Personnelles seront recueillies si vous vous inscrivez pour assister à l’un de nos événements et/ou pour recevoir notre documentation marketing.

Utilisation

  • Contacts professionnels : si vous vous êtes inscrit pour assister à l’un de nos événements ou pour recevoir notre documentation marketing, veuillez-vous reporter au paragraphe ci-dessus intitulé “Contacts d’affaires”.

Qui d’autre peut avoir accès à vos Données Personnelles ?

À l’occasion, il se peut que nous ayons besoin de partager vos Données Personnelles avec des tiers. Nous ne partagerons les Données Personnelles que lorsque la loi nous le permet.

Lorsque vous nous fournissez des Données Personnelles en tant que client, nous supposerons, à moins que vous nous donniez des instructions contraires par écrit, que nous pouvons divulguer vos Données Personnelles de manière raisonnablement nécessaire pour fournir nos services (y compris ceux décrits dans la présente Politique) ou comme l’exige la loi applicable. Cela peut être dû au fait que, par exemple, nous pouvons transmettre vos Données Personnelles à des tiers tels que :

  • les agences d’évaluation du crédit pour des raisons de contrôle du crédit ;
  • événements : nous pouvons être amenés à transmettre vos Données Personnelles (par exemple: nom, société, profession) à un tiers dans le cadre de la gestion d’un événement, auquel cas les données ne seront utilisés par le tiers qu’à cette fin spécifique ;
  • partenaires commerciaux, fournisseurs de services et autres tiers affiliés : pour nous permettre de vous fournir nos services, nous pouvons avoir besoin de partager vos Données Personnelles avec un Cabinet Partenaire, nos partenaires commerciaux (y compris d’autres conseillers professionnels comme des comptables ou des auditeurs), des fournisseurs de services externes et/ou des conseillers juridiques à l’étranger. Nos contrats avec des fournisseurs de services externes couvrent actuellement la prestation de services de soutien, y compris l’informatique, les diligences antiblanchiment/connaissance client, la gestion d’événements, la production de documents, la recherche commerciale et juridique, les services de secrétariat, le marketing et le développement des affaires et la gestion des installations ;
  • divulgations requises par la loi ou la réglementation : dans certaines circonstances, veuillez noter que nous pouvons être tenus de divulguer des Données Personnelles en vertu de la loi ou de la réglementation applicable, y compris aux organismes de régulation de la loi ou dans le cadre de procédures judiciaires proposées ou réelles.

Transferts internationaux des Données Personnelles (y compris à des fournisseurs de services externes)

De temps à autre, nous pouvons avoir besoin de transférer vos Données Personnelles à d’autres Cabinets Partenaires, qui peuvent avoir des bureaux situés dans des territoires en dehors de l’Espace économique européen (“EEE”), y compris aux États-Unis, afin de vous fournir les services requis.

Veuillez noter que les régimes juridiques de certains territoires en dehors de l’EEE n’offrent pas toujours le même niveau de protection des données que ceux de l’EEE, bien que nous veillerons à ce que vos Données Personnelles ne soient traitées qu’en conformité avec la présente Politique.

Si nécessaire, nous avons conclu des clauses types de protection des données approuvées par la Commission européenne avec les Cabinets Partenaires qui ont des bureaux situés dans des territoires en dehors de l’EEE pour vous fournir le service requis et avec nos prestataires de services externes et partenaires commerciaux en ce qui concerne les services qu’ils peuvent fournir qui impliquent des traitements de données en dehors de l’EEE pour lesquels nous sommes Responsable de Traitement des données.

Comment nous gérons vos Informations confidentielles

De manière ponctuelle, il se peut que nous ayons besoin de partager vos informations confidentielles avec d’autres Cabinets Partenaires et des tiers. Nous ne partagerons les informations confidentielles que si nous sommes légalement autorisés à le faire.

Lorsque vous nous fournissez des informations confidentielles, nous supposerons, à moins que vous ne nous donniez des instructions contraires par écrit, que nous pouvons divulguer vos informations confidentielles de la manière que nous jugeons raisonnablement nécessaire pour fournir les services que vous avez demandés à un Cabinet Partenaire (y compris ceux décrits dans la présente Politique), ou comme l’exige la loi applicable. Voici quelques exemples de cas où cela peut être applicable : 

  • partenaires commerciaux, prestataires de services et autres tiers affiliés : pour nous permettre de vous fournir nos services, il se peut que nous soyons amenés à partager vos informations confidentielles avec d’autres Cabinets Partenaires, nos partenaires commerciaux (y compris d’autres conseillers professionnels tels que des comptables ou des auditeurs), des prestataires de services externes et/ou des avocats étrangers. Nos accords avec des prestataires de services externes couvrent actuellement la fourniture de services d’assistance, y compris l’informatique, les contrôles anti-blanchiment d’argent/Customer Due Diligence, la gestion d’événements, la production de documents, la recherche commerciale et juridique, les services de secrétariat, le marketing et le développement commercial et la gestion des installations ;
  • divulgations requises par la loi ou la réglementation : dans certaines circonstances, veuillez noter que nous pouvons être tenus de divulguer des informations confidentielles en vertu de la loi ou de la réglementation applicable, y compris aux Cabinets Partenaires (par exemple, pour effectuer des vérifications en matière de conflits d’intérêts et de lutte contre le blanchiment d’argent), aux organismes chargés de l’application de la loi ou dans le cadre de procédures judiciaires proposées ou en cours.

Comment nous gérons vos Données Personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos Données Personnelles contre toute utilisation non autorisée ou illégale et contre toute perte, dommage ou destruction accidentelle.

Nous avons mis en place des accords de confidentialité stricts (comprenant des obligations de protection des données) avec nos fournisseurs de services tiers.

Liens vers d’autres sites Web

Le site Web de Moncey Avocats, www.monceyavocats.com, peut contenir des liens vers d’autres sites Web de tiers non affiliés. Veuillez noter que Moncey n’est pas, et ne peut pas, contrôler ou être responsable du contenu ou des pratiques en matière de protection de la vie privée et de confidentialité des sites Web de tiers. Vous devez toujours examiner attentivement la politique de confidentialité et de protection des données de tout site Web de tiers que vous visitez afin de comprendre comment les exploitants de ce site Web peuvent recueillir, conserver et utiliser vos Données Personnelles.

Mises à jour de cette politique

Cette Politique a été mise à jour pour la dernière fois en novembre 2021. Veuillez vérifier régulièrement cette page pour vous tenir au courant des mises à jour de cette Politique.

Coordonnées du Responsable de Traitement de Données

Moncey Avocats est Responsable de Traitement.

Bien que nous espérions que vous n’en aurez pas besoin, si vous avez des réclamations sur l’utilisation des Données Personnelles, veuillez envoyer un e-mail détaillant votre réclamation au DPO à l’adresse email : privacy@monceyavocats.com.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente, en France, la CNIL.